Smartsheet ist eine webbasierte Projektmanagementsoftware. "Web-basiert" bedeutet, dass keine Installation der Software auf dem PC / Laptop erfolgen muss, es genügt ein moderner Web-Browser (z.B. Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, ...) um mit dem Programm arbeiten zu können.

Klassisch gesehen, ist der Projektleiter der Owner des Projektplans. Aus dem Grund sollte auch jeder Projektleiter "seinen" Projektplan pflegen und auch handhaben können. Auch das "Drumherum", das Environment von Smartsheet sollte er kennen; oder praktisch gesagt, den vorgegebenen "Prozess, die notwendige Kultur, und wie das IT-Tool tickt", sollte er wissen. Hört sich vielleicht lapidar an, aber wenn Sie bitte einen Blick auf das weiter unten zu sehende Flussdiagramm werfen, dann wird Ihnen vielleicht klar, dass das alles komplexer ist, als zunächst angenommen. Da gibt es nicht nur den Projektplan, sondern auch das sog. "Intake-Sheet". Das Intake-Sheet ist die Eingabemaske für die Anfrage. Die Daten befinden sich dann in einer Tabelle (Sheet) und werden über einen Genehmigungs-Flow an die Genehmiger geschickt.  Nachdem dann genehmigt, muss aus der Projektvorlage dann ein Projektplan gemacht werden. Heißt, dass dort nun die konkreten Bauteile / Bauteilvarianten eingetragen werden, dass evtl. Vorgänge hinzugefügt oder entfallen können (z.B. Patentrecherche, ...) und dass den einzelnen Vorgängen nun konkrete Personen als Verantwortliche zugewiesen werden. Neben diesen Einträgen, muss dann natürlich auch noch der Projektplan mit den entsprechenden Zugriffrechten (meist "Bearbeiter / Editor" ... ") geteilt / geshared werden. Der Projektleiter oder Vertrieb wird dann wahrscheinlich noch zu einer Projektbesprechung (Kick-Off) einladen, um die 1. Phase des Projekts, die Angebotsphase, zu starten und auf die Arbeitspakete und die vorgegebenen Meilensteine auch noch mal näher einzugehen. Sicherlich müssen auch das Dashboard und diverse Reports im IT-Tool (Smartsheet) noch angepasst werden.

Für diese Fälle ist der Projektleiter des Produktentwicklungsprojekts auch gleichzeitig der "Programmierer" in Smartsheet. Eine andere Möglichkeit wäre, dass es im Unternehmen evtl. ein PMO (Project Management Office) gibt und die Projektpläne dort von einem separaten Smartsheet-Programmierer gehändelt werden. Damit Sie sich die Programmierung von Smartsheet besser vorstellen können, hier noch ein kleiner Auszug einer Formel, die im Projektplan implementiert ist, damit Smartsheet dem Projektteam den aktuellen Timing Status im Projekt anzeigt.

Symbole im Timing Status bedeuten:

rot = Offen, in Bezug auf heutiges Datum

gelb =  Fälligkeitsdatum ist in 3 Tagen

grün = Fälligkeitsdatum noch NICHT überschritten, somit noch i.O.

blau = Erledigt 

Formel:

=IF(Erledigt@row = 1; "Blau"; IF(Beenden@row < TODAY(); "Rot"; IF(TODAY() - Beenden@row > -3; "Gelb"; IF(Beenden@row > TODAY(); "Grün"))))

 

Diese Abbildung hier zeigt schematisch den Prozessablauf in Smartsheet: Kundenanfrage à Intake-Sheet à Genehmigungs-Flow à Transfer Projektvorlage-Projektplan à Anpassungen Reports / Dashboard à Abarbeitung und Rückmeldung Vorgänge im Projektplan

Um dies alles korrekt zu bewerkstelligen, muss der Projektleiter das notwendige Wissen haben, um die Software richtig zu nutzen. In dieser Schulung wird im Wesentlichen auf einer Fallstudie aufgebaut, so dass auch m.E. ein guter Praxisbezug gegeben ist.

 

Hier noch eine Excel-Datei zum freien Download. Die Datei ist ein Quiz mit 20 Fragen bezüglich Umgang mit der Software Smartsheet. Sprache dort ist Englisch. Englisch, da ich eigentlich vor hatte, die Datei in Linkedin zu veröffentlichen. Ging dann aber nicht, da dort nur Bilder und pdf's, aber keine xlsx, möglich sind. Falls Sie sich die Datei mal ansehen möchten, ... - gerne! J Download

 

• Name der Schulung: Smartsheet für Projektleiter
• Zeitlicher Ablauf der Schulung
•     Termine:  Auf Anfrage
•     Zeitdauer  4 x 4 Stunden = 16 Stunden (aber innerhalb von 3 Wochen)
• Anzahl der Teilnehmer: 1 bis 5 Teilnehmer
• Art der Schulung: Präsenz- oder Online-Schulung möglich. Präsenz nur Raum Oberfranken und Südthüringen.
• 
  
• Bei Online-Schulung: Medium (z.B. MS-Teams, Skype, Zoom) MS-Teams
• Schulungsinhalte / Konzept:
  • Log-in / Log-out
  • Zugriffsrechte / Sharing
  • Spezielle Einstellungen
  • Fallstudie
  • Abhängigkeiten
  • Arbeitsfreie Zeit deklarieren
  • Vorgänge, Arbeitspakete
  • Sammelvorgang
  • Dauer
  • Fortlaufende Dauer
  • Funktionen (IF, AND, VLOOKUP, TODAY, ...) und Formeln
  • Ansichten (GANTT, ...)
  • Meilensteine (Typen)
  • Ressourcen-Management ("Brutto-/Netto-Dauern")
  • Zellen / Blätter verlinken (in-bound / out-bound)
  • Planungsrichtung ("Vorwärts-/Rückwärtsplanung")
  • Bedingte Formatierung
  • Fälligkeitstermin nicht überfahren (Pufferzeit)
  • Visuelle Indikatoren (Ampeln&Symbole)
  • Kritischer Pfad
  • Nachschlagetabelle / Werteliste
  • Prinzip der Architektur
  • Prinzip Planung-Überwachung
  • Projektstatus ("Wo stehen wir im Projekt?")
  • Basisplan
  • Aktivitätenverfolgung
  • Filter
  • Proofing (nur Business- und Professional Version (Plan))
  • Prozess-Flussdiagramm
  • Projektplan-Vorlage
  • Automatisierung durch Workflows (Intake-Sheet, Routing des Genehmigungs-Flows, ...)
  • Reports
  • Multiprojektmanagement
  • Blattzusammenfassung (Benutzerdefinierte Felder)
  • Fehlermeldungen, Tastenkombinationen, Hilfe, ...

   

• Voraussetzungen: a) Grundkenntnisse in Excel (Formelaufbau), und b) Erfahrung in Prozessabläufen im Projektmanagement
• Sprache: Deutsch, aber auch Switch auf Englisch möglich, falls fremdsprachige Kollegen mit geschult werden sollen.
• Schulungsmaterial / -unterlagen: Entweder Skript oder Flipbook (pdf) "Perfect Project Management … by tailoring Smartsheet" (von mir, Hans Porzel, selbst geschrieben, und wird demnächst als Buch bei Amazon.de angeboten; bi-lingual DE/EN)
• Genutzte Software: Entweder Lizenz vom Kunden für die Zeit der Schulung nutzen, ODER 4-wöchige Free-Trial von Smartsheet à siehe auch https://www.smartsheet.com/pricing
• Kosten (netto) und Zahlungsbedingungen (50-50): 16 Stunden + 2 Regiestunden x 100 EUR = 1.800 EUR netto. Evtl. + 5 Teilnehmer Schulungsunterlage 5 x 30 EUR = 1.950 EUR netto (zuzgl. Mwst).
• Sonderpreis von 1. August 2023 bis 1. August 2024:

 

• Bild #1: Projektplan, GANTT-Ansicht

   

  

  Bild #2: Dashboard

  

 

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