Page 222 - Projektmanagement? - Unternehmensberatung!

Jonah: "Meiner Ansicht nach sollte immer nur ein einziger Verantwortlicher für einen Vorgang be-
stimmt werden, auch wenn Smartsheet die Möglichkeit bietet, über "Mehrfachauswahl", mehrere
Verantwortliche zu wählen.

Dieser Verantwortliche muss die Aufgabe nicht unbedingt selbst tun, aber er ist für dieses Arbeits-
paket verantwortlich."

Jetzt hob Jonah aber den Zeigefinger, was bedeutete: "Bitte aufpassen". Und so führte er also aus,
dass aus Smartsheet Sicht es zwingend notwendig ist, dass man die Spalte "Zugewiesen zu" ver-
wendet. Denn nur so kann dann der kleine "Smartin" und die kleine "Smartina" in der Smartsheet
Software, unsere entsprechenden Kollegen erreichen."

Dann fügte Jonah hinzu, wieder mit erhobenem Zeigefinger: "Bitte nicht nur einfach eine Spalte
"Verantwortlich" einfügen, sondern hier zwingend über das Feld, beziehungsweise, die Spalte "Zu-
gewiesen zu" gehen. Dieses Feld muss dann vom Datentyp "Kontaktliste" sein, so dass es e-mail
Adressen aufnehmen kann."

Dann machte Jonah weiter:

"Normalerweise weist man Personen nur Arbeitspakete zu, aber keine übergeordneten Aufgaben,
wie Sammelvorgänge.
Wenn wir zum ersten Mal jemanden etwas in einem Projektplan zuweisen, wird eine Meldung an-
gezeigt, die lautet: "Da Sie eine Zeile in diesem Blatt zugewiesen haben, können Sie nun die Team-
mitglieder benachrichtigen, wenn ihnen eine neue Zeile zugewiesen wird."

Bei der Meldung kann man entweder "Nicht jetzt", oder "Aktivieren", wählen."

Und Jonathan sagte: "Es ist jetzt erst mal besser, "Nicht jetzt", zu klicken, da man ansonsten einen
Workflow aktiviert, der bei jeder Änderung einer Zeile, in der das zugewiesene Teammitglied steht,
dieser dann eine e-mail bekommt. Wenn das Team aber mit e-mails überflutet wird, dann ist das
eher nervig als förderlich."

Jetzt stand Jonah kurz auf, streckte sich, und meinte: "Machen wir erst mal unsere Frühstückspause."

Als diese vorbei war setzte nun Jonah eine fröhliche Miene auf und sagte: "Jetzt kommt mein Lieblings-
thema, - nämlich Formeln und Funktionen."

Lisa grinste. Sie freute sich immer, wenn Jonah in guter Laune war.

"Also, ...", sagte nun Jonathan. "... mit Formeln können Berechnungen durchgeführt werden, - aber das
ist ja echt kalter Kaffee. Wie Du dich sicher noch erinnerst, haben wir ja schon gestern mit einer Formel
gearbeitet.
Nur zur Erinnerung, diese Formel lautete:

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© Hans Porzel, 4/2025 | CAPM® (PMI), PSM I® (Scrum.org), Smartsheet Prod. Cert® 2020