Page 44 - Projektmanagement? - Unternehmensberatung!

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"Was ist mit Schnittstellen gemeint?", fragte dann Tony in die Runde. "Ich will's vorwegnehmen. Bei
den Schnittstellen, sind die Berührungspunkte zwischen den Abteilungen, gemeint. Bestes Beispiel ist
wohl, dass der Vertrieb Aufträge akquiriert. Wenn der Kunde den Auftrag erteilt hat, dann übergibt der
Vertrieb den Kundenauftrag an das Projektmanagement. Das ist eine Schnittstelle. Neben dieser eben
genannten Hauptschnittstelle, gibt es aber auch noch viele kleinere Schnittstellen. Immer wenn jemand
etwas an jemand anderen weitergibt, - erinnern wir uns noch an die Deliverables, - dann ist das schon
eine Schnittstelle. Vielleicht erinnern Sie sich noch an ihre Kindheit, wenn man da mal das Flüsterspiel
machte. Einer flüsterte ins Ohr des anderen, was er gehört hat. Am Ende der Kette kam dann oft ein
völliger Blödsinn raus. Das ist die Gefahr von Schnittstellen. Hätte der Erste in der Kette, gleich dem
Letzten in der Kette, das direkt ins Ohr geflüstert, dann wäre vielleicht weniger Mist herausgekommen.
Am besten wär's natürlich, wenn man gar keine Schnittstellen hätte." Dabei lachte Tony und winkte
wohlwollend sich selbst ab.

Nun kam Sebastian an die Reihe: "Ich glaube, hier widerspricht niemand", und zeigte auf Punkt 12 "Zu
viele e-mails". Dann fuhr er fort: "Viele Kollegen haben scheinbar irgendwelche Ängste, und da nehmen
sie dann unzählige Personen mit in den Verteiler, getreu dem Motto: "Ich habe ja informiert" und den-
ken sie haben sich dann abgesichert, gem. dem Motto "Cover your ass". Das ist Blödsinn. Also, bitte
keinen "NATO-Verteiler" mehr verwenden, bzw. dies auch an ihre Mitarbeiter weitergeben."

Dann fuhr er fort: "Was wir noch an e-mails kritisieren müssen ist: Oft ist in der Betreffzeile nicht er-
kennbar, um was es geht. Da schreibt einer "Verzögerung der Werkzeuge" oder "Bestellung ist raus".
Aber um welches Projekt es geht, steht da nicht. Jedes e-mail sollte in der Betreffzeile mit der Projekt-
nummer, z.B. "P4711 Badger-Cup" beginnen, dann erst folgt ein treffendes Wort, z.B. Bestellung, Ma-
schine XY, und ähnliches. Was uns auch bei Ihren e-mails aufgefallen ist, ist, dass in der Signatur fast
keine rechtlichen Hinweise zu finden sind. Sie, fast alle, sind rechtlich gesehen Handlungsgehilfen des
Unternehmens, also müsste dort auch "i.A." für "im Auftrag", vor ihrem Namen stehen. Frau Hohen-
stedt von der Personalabteilung wird Ihnen hier sicher noch ein e-mail dazu machen, wie dies richtig
ist, bzw. hat dies wohl schon gemacht, aber das e-mail ist in der Flut der e-mails untergegangen."

Und weiter ging's: "e-mails sollten auch archiviert werden. Das sollte so geschehen, dass die IT-Abtei-
lung für jedes Projekt einen Archivordner anlegen sollte. Der interne, sprich der unternehmensinterne
e-mail-Verkehr wird dann von dem dort abgelegt, der das e-mail verschickt hat. Bei Externen, sprich bei
Lieferanten und Kunden, legt derjenige ab, der bei "An" als erster Stelle genannt wird."

Dann fuhr er fort: "Bevor die e-mails abgelegt, sprich, archiviert werden, sollten Kategorien vergeben
werden. Beispielsweise könnte ein e-mail die drei Kategorien "P4711" und "Lieferant Kunz", sowie
"Messlehren" haben. Auf diese "public" abgelegten e-mails in den Projektordnern, können dann alle
Teammitglieder zentral zugreifen. Das würde auch dazu beitragen, die e-mail Flut einzudämmen und
dadurch wird auch vermieden, dass e-mails nur auf der Festplatte des ein oder anderen Kollegen sich
nur befinden und dort spazieren fahren."

"Im Übrigen gilt das Gleiche auch für die Benennung von Dateien. Ein Dateiname sieht dann ungefähr
so wie hier zu sehen aus: P4711_Badger-Cup_Aenderung-Aufhaengung_2024-07-08.xlsx

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